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À vos papiers!

À vos papiers!

Par Jean-François Roberge

Crédit photo: iStockphoto.com

À conserver en tout temps

  • Carnet de santé. Un jour ou l’autre votre médecin pourrait vous demander vos antécédents médicaux… Gardez votre carnet en tout temps et portez une attention particulière aux vaccinations.
  • Certificat de naissance. Il se peut que certaines institutions vous demandent une copie certifiée datant de moins de six mois. Vous pouvez toujours en faire la demande auprès de la Direction de l’état civil du ministère de la Justice.
  • Contrat de mariage, d’union civile ou de fait. Vous pouvez vous en débarrasser lorsque le jugement de divorce ou de séparation est émis, ou bien au moment où le règlement de la succession du conjoint est produit. Le contrat d’union de fait doit être produit devant un notaire. Même si ce dernier en possède un exemplaire, sachez qu’il y aura des frais pour en obtenir une copie.
  • Jugement de séparation, de divorce ou de déclaration commune de séparation. Ces documents sont importants car ils vous permettront, le cas échéant, de prouver que votre ex-conjoint(e) n’a plus d’intérêt dans vos biens.
  • Procuration et mandat en cas d’inaptitude. Vous pouvez aussi vous en départir à leur révocation.
  • Testament. À chaque révocation, vous devez détruire le précédent. Sachez que légalement, le testament portant la date la plus récente est le seul valide au moment de votre décès.

À conserver pendant la durée de la possession ou de la jouissance du bien

  • Contrat d’achat d’un terrain ou d’une maison. Même si votre notaire en possède une copie, il est préférable de conserver votre copie. Des frais seront exigés pour en obtenir un autre exemplaire.
  • Factures de rénovations. Si vous désirez vendre votre propriété, ces factures peuvent être grandement utiles pour confirmer les améliorations apportées.
  • Garantie de travaux de rénovations. À conserver tant qu’elle est valide.
  • Bail pour la location d’un logement. Conservez-le afin de pouvoir négocier un nouveau bail!
  • Certificats de dépôt à terme, d’épargne-retraite, de placement garanti et d’obligation d’épargne. Vous êtes tenus de les conserver tant qu’ils ne seront pas échangés.
  • Preuves d’achat et certificats de garantie d’appareils électriques, d’électroménagers, de meubles, de biens et d’articles coûteux. Outre les certificats de garantie, la Loi de la protection du consommateur peut également vous aider en cas de litige, mais il vous faudra la preuve d’achat.
  • Polices d’assurance (véhicules automobiles et motocyclettes, vie, incendie, vol et responsabilité civile). Même si les compagnies d’assurance peuvent vous fournir des duplicata, il est préférable de les conserver tout au long de leur durée ou tant qu’elles sont valides.

À conserver 6 ans, 3 ans et 1 an

À conserver six ans

  • Contrat de vente d’un terrain, d’une maison et tous les documents s’y rattachant. C’est-à-dire tous les documents qui reflètent des ajustements de taxes, d’évaluation, etc.
  • Quittance d’hypothèque. Il est aussi conseillé de conserver ces documents six ans après la vente.
  • Déclarations de revenu provinciales et fédérales et tous les documents s’y rattachant. L’État peut exiger une vérification de ces documents en tout temps! Les cartes mensuelles de transport en commun (autobus, métro et train) doivent également être conservées si vous demandez une déduction pour celles-ci.
  • Talons de chèques de paie. Il est de votre responsabilité de procéder à la vérification des renseignements apparaissant sur le Relevé 1 de votre déclaration d’impôts et le feuillet T4 remis par l’employeur.
  • Talons de prestation d’assurance-chômage.
  • Livrets, relevés de comptes chèques et autres comptes bancaires. Il est de votre responsabilité de procéder à la vérification. Ces documents s’avèrent fort utiles pour fins de vérification fiscale.

Trois ans

  • Reçus et quittances de taxes municipales, scolaires et d’eau. Au-delà de ce délai, la municipalité ne peut exiger de paiement rétroactif.
  • Factures de services et de soins de santé: prothèses dentaires, lunettes, etc. Vous avez trois ans pour poursuivre un professionnel selon la prescription du Code civil du Québec. Si toutefois vous avez demandé une déduction d’impôt pour ces services, vous devez conserver les factures six ans.
  • Factures d’honoraires professionnels: notaire, comptable agréé, etc.
  • Factures d’électricité, de mazout et de gaz. Pour fins de comparaison d’une année à l’autre ou pour demander une correction en cas d’erreur de facturation.

Un an

  • Factures de services téléphoniques, d’accès Internet et de télévision par satellite et par câble. Vous avez un an à partir de la date de facturation pour contester les frais périodiques ou relever une erreur de facturation.

Six mois et moins

Six mois et moins

  • Factures de réparation d’appareils électroménagers. Selon la Loi de la protection du consommateur, toute réparation de plus de 50$ est garantie trois mois. Lorsque vous constatez un problème, vous avez trois mois pour poursuivre en justice le commerçant ou le fabricant.

Trois mois et moins

  • Relevés de transactions par guichet automatique et de paiement direct. Vous pouvez vous en débarrasser après vérification de votre relevé mensuel ou la mise à jour de votre livret. Il est de votre responsabilité de procéder à cette vérification!
  • Relevés des achats et services payés avec une carte de crédit. Gardez toujours les deux derniers relevés. Avant de régler votre compte, procédez par prudence à une vérification. Sachez que les compagnies de crédit conservent les duplicata des relevés durant quelques années!

Bon débarras!

Lorsque vient le temps de vous débarrasser de vos papiers inutiles, n’hésitez surtout pas à utiliser une déchiqueteuse. Cet instrument, relativement peu coûteux et surtout grandement efficace, rend vos papiers illisibles empêchant du coup le vol d’identité. Un geste simple et ô combien prudent!

Un grand merci à Maryse Bouchard, de l’Association coopérative d’économie familiale (ACEF) de l’Est de Montréal, pour son aide et ces précieux renseignements!

Mise à jour: juillet 2007

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