Travailleurs autonomes, déductions et obligations

Travailleurs autonomes, déductions et obligations

Par Sophie Stival

Avant de se diriger vers le travail autonome, il est primordial de comprendre les particularités qui s’appliquent à une telle situation sur le plan fiscal. On devra d’abord être reconnu comme un travailleur autonome et non pas un employé. Et la ligne est parfois bien mince. «En vertu du Code civil, le critère le plus important, c’est le contrôle du payeur sur les activités réalisées par le travailleur», explique Jean-Pierre Poulin, associé en fiscalité au bureau de Québec de Raymond Chabot Grant Thornton. 

En d’autres mots, il faut que le travailleur ait de la latitude dans l’organisation de son travail et dans les moyens d’exécution de son contrat, pour autant bien sûr qu’il livre les résultats attendus. Revenu Québec précise qu’il ne doit y avoir aucun lien de subordination entre le travailleur et son client. Le travailleur doit demeurer maître de ses conditions de travail et de ses horaires. 

Si un patron fournit au travailleur l’ordinateur, le bureau et des fournitures pour l’exécution du travail, il y a de bonnes chances que ce dernier soit reconnu comme un employé salarié – on se base dans ce cas sur ce qu’on appelle communément le critère de propriété des outils. «De plus, lorsqu’on travaille à temps plein pour un seul payeur, c’est un autre indice qu’il s’agit peut-être d’une relation employeur-employé», précise M. Poulin. 

C’est le donneur d’ouvrage qui risque alors de subir les conséquences d’une vérification fiscale du travailleur indépendant. Si une erreur est constatée, le patron devra se considérer comme un employeur et faire les déductions à la source qui s’imposent, comme de payer sa juste part sur les cotisations à la Régie des rentes du Québec et à l’assurance-emploi, plutôt que de se décharger du fardeau sur le travailleur autonome. Il écopera également de pénalités. 

Compiler ses revenus et déduire ses dépenses

En obtenant le statut de travailleur autonome, on dit adieu au fameux T4 et on commence dès lors à compiler ses revenus et ses dépenses. Contrairement à un employé qui reçoit un salaire après déductions à la source, être à son compte signifie que l’on touche des revenus bruts d’impôt. 

«Si on gagne 40 000$ la première année, on n’aura pas payé un sou d’impôt au gouvernement. Il est donc important de mettre de l’argent de côté afin d’être en mesure de payer au 30 avril l’impôt exigible», précise Normand Verville, spécialiste principal en planification fiscale et successorale du Groupe Investors. 

Ce nouveau statut fiscal donne la possibilité au travailleur autonome de déduire plusieurs dépenses lui ayant permis de générer du revenu. Comme une entreprise incorporée, le contribuable à son compte peut en effet soustraire de son revenu imposable toute dépense jugée raisonnable, tels des frais de déplacement et de représentation ainsi que ceux liés à un bureau à domicile. 

Déplacements 

«Si je me sers de ma voiture pour rencontrer des clients et faire des affaires, je pourrai déduire plusieurs dépenses liées à son usage. Cela sous-entend aussi la tenue d’un registre de mes déplacements (distance en kilométrage) afin d’établir dans quelle proportion j’utilise mon véhicule à des fins personnelles par rapport à des fins professionnelles», explique M. Poulin. 

On pourra alors réclamer la partie déductible de ses frais de déplacement, ce qui inclut l’essence, les assurances, l’entretien, les immatriculations et le permis de conduire. Les intérêts sur le prêt achat ou une part des frais de location pour un véhicule loué sont aussi déductibles, sans oublier une portion d’amortissement si l’on est propriétaire. Le prix d’achat du véhicule ne doit cependant pas dépasser 30 000$ plus taxes. 

Prenons l’exemple de Carole, propriétaire depuis l’an dernier d’une automobile payée 25 000$. Le solde pouvant être amorti sur sa voiture cette année est de 21 250$ (soit 85% de 25 000$). Au cours de l’année, Carole a parcouru 20 000 kilomètres, dont 10 000 à des fins professionnelles. Elle peut donc déduire 50% (10 000 km/20 000 km) des dépenses totales effectuées. Dans l’exemple qui suit, Carole pourra soustraire 2 612,50$ de ses revenus imposables en plus d’avoir une déduction pour amortissement de son véhicule de 3 187,50$*. 

Plusieurs catégories de biens sont amortissables et donnent lieu à une déduction pour amortissement. Les pourcentages d’amortissement vont différer et certaines règles sont complexes. Il est conseillé de consulter un expert afin d’éviter les erreurs. «Plusieurs biens sont assujettis, par exemple, à la règle du demi-taux l’année d’acquisition. Cette année-là, on n’aura droit qu’à la moitié de l’amortissement. Dans le cas d’une voiture, ce taux sera de 15% plutôt que de 30%», illustre Normand Verville. 

  • Carburant et huile: 2 200$ 
  • Intérêts (prêt auto): 50$ 
  • Assurance: 975$ 
  • Droits d’immatriculation et permis: 325$ 
  • Entretien et réparation: 875$ 
  • Total des dépenses du véhicule: 5 225$
  • Dépenses de véhicule admissibles: 5 225$ x 50% = 2 612,50$ 

*Le taux d’amortissement admissible pour un véhicule est de 30%. On multiplie ce taux par le coût du véhicule (21 250$ x 30% = 6 375$). À ce montant de 6 375$, on appliquera la proportion d’utilisation du véhicule à des fins professionnelles, dans ce cas-ci 50%. La déduction pour amortissement du véhicule sera donc de 3 187,50$ (6 375 $ x 50%). 

Avec la collaboration de Normand Verville.

Bureau à la maison

Le travailleur autonome pourra également déduire des frais liés à l’usage d’un bureau à domicile. Mais ce bureau doit être son principal lieu d’affaires et servir uniquement à gagner des revenus d’entreprise. Il peut aussi être utilisé pour rencontrer des clients, par exemple.

La répartition des dépenses doit être raisonnable et se fera au prorata de la superficie occupée. «Le fisc demande régulièrement aux contribuables de lui fournir un plan à l’échelle de leur résidence en y indiquant les pièces utilisées à des fins d’affaires», note M. Verville. Prenons l’exemple de Michel qui vit dans une résidence de 3 000 pi². Puisque son bureau occupe un espace de 450 pi², il pourra déduire 15% (450 pi²/3 000 pi²) du total des dépenses admissibles. Cela inclut son loyer, ou les intérêts hypothécaires s’il est propriétaire, sans oublier les frais de chauffage, d’électricité, d’assurance, d’entretien, etc. Si l’ensemble de ces dépenses s’élève à 15 000$, Michel pourra réclamer 2 250$ au fédéral (15% x 15 000$) et déduire la moitié de ce montant au Québec, soit 1 125$.

L’Agence du revenu du Canada nous rappelle que le montant que l’on peut déduire pour les frais d’un bureau dans sa résidence ne doit pas dépasser le revenu net que l’on tire de son entreprise avant la déduction des frais. Autrement dit, on ne peut utiliser ces frais pour créer ou augmenter une perte. À noter : il est possible de reporter aux années suivantes la somme non déduite.

Frais de représentation

Les frais de représentation sont également déductibles et ils se regroupent habituellement en deux grandes catégories, soit les frais de repas (incluant la nourriture et la boisson) ainsi que les activités de divertissement comme des billets de spectacle, une partie de hockey. Mais attention, ces dépenses doivent avoir été engagées dans le but de gagner un revenu d’entreprise! Les soupers en famille ou entre amis ne sont pas acceptables. Le fisc exigera du travailleur autonome qu’il note les noms des personnes avec lesquelles il a partagé un repas. Ce dernier devra aussi conserver le reçu de caisse et l’addition du restaurant. 

«La Loi de l’impôt ne permet pas non plus de soustraire les frais liés à des installations sportives ou des clubs sociaux», remarque Jean-Pierre Poulin. Cela inclut, par exemple, une partie de golf ou un voyage de pêche avec des clients. 

En règle générale, on peut déduire 50 % des montants engagés aux fins de représentation (fédéral). Au Québec, la somme déductible est cependant plafonnée en fonction du chiffre d’affaires du travailleur. Un travailleur qui gagne 32 500$ ou moins de revenus ne pourra déduire plus de 2% de ce montant. 

Si Jacques, par exemple, a dépensé 2 000$ en frais de représentation cette année, il pourrait s’attendre à déduire la moitié de ce montant, soit 1 000$. Mais puisque son chiffre d’affaires s’élève à 30 000$, il ne pourra réclamer au provincial que 2% de 30 000$, soit 600$. Les frais déductibles sont toujours limités au montant le moins élevé. Notez que ce plafond diffère entre 32 500$ et 52 000$, où le montant est fixé à 650$. Pour un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 52 000$, le maximum est fixé à 1,25% des dépenses engagées par le travailleur. 

Autres déductions

Les frais de formation, de déplacement et de logement dans le cadre d’un congrès professionnel, d’une conférence ou d’un colloque sont généralement déductibles à 100%. Les dépenses liées à l’inscription, aux repas et aux divertissements durant ces événements le seront à 50% seulement. 

On peut habituellement déduire un maximum de deux congrès annuellement. Enfin, les cotisations professionnelles sont normalement déductibles au fédéral et donnent droit à un crédit d’impôt au Québec. Sans oublier les frais et honoraires pour préparer les déclarations de revenus qui sont déductibles à 100%.

Perception de la TPS et TVQ - Acomptes provisionnels

Les travailleurs autonomes qui ont un chiffre d’affaires supérieur à 30 000$ dans un trimestre ou sur une période de quatre trimestres consécutifs ont l’obligation de facturer la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ) à leurs clients. Il faudra pour ce faire s’inscrire préalablement au fichier des taxes de Revenu Québec. 

Les travailleurs qui facturent ces taxes à leurs clients ont droit à des remboursements de taxes pour les achats liés à leur entreprise. Ceux qui ont des ventes inférieures à 30 000$ seront considérés comme des «petits fournisseurs» et ont le choix de s’inscrire. Ils pourraient en faire la demande s’ils souhaitent réclamer des crédits pour les taxes payées sur leurs achats. 

Acomptes provisionnels et échéance fiscale 

Qu’en est-il des acomptes provisionnels? Le travailleur autonome devra en verser si l’impôt net qu’il estime devoir payer en 2015 dépasse 1 800$ et que l’une des deux conditions suivantes s’applique à lui: l’impôt net à payer pour 2014 ou 2013 dépasse 1 800$. 

Le contribuable recevra un formulaire l‘informant des montants des versements à effectuer. Ces acomptes sont exigibles au provincial et au fédéral et seront généralement versés trimestriellement, soit le 15e jour des mois de mars, juin, septembre et décembre. La fin d’année fiscale des travailleurs indépendants est la même que pour les particuliers, soit le 31 décembre. Le travailleur indépendant a jusqu’au 15 juin pour produire et envoyer sa déclaration de revenus, mais devra payer les impôts, s’il y a lieu, au 30 avril s’il veut éviter de payer des intérêts. 

Des erreurs souvent commises

  • Ne pas conserver tous ses reçus, documents comptables et pièces justificatives. On devrait conserver toutes ces informations durant les six années suivant la dernière année à laquelle elles se rapportent. Astuce quand on paie son essence: régler avec une carte de crédit et en garder les sommaires. Au restaurant, on inscrit au dos de l’addition le nom du client et la raison de la rencontre. 
  • Faire l’acquisition d’un bien en début d’année alors qu’on aurait pu le faire un mois plus tôt afin de maximiser la dépense d’amortissement. 
  • Oublier de percevoir les taxes sur les marchandises ou les services vendus aux clients parce qu’on n’est pas inscrit à la TPS et la TVQ alors qu’on a des revenus supérieurs à 30 000$. Le gouvernement pourra réclamer les taxes au travailleur autonome qui devra ensuite tenter de les récupérer auprès des clients. 
  • Ne pas avoir de registre pour ses déplacements d’affaires en automobile. II n’est pas suffisant d’estimer le kilométrage. Le fisc est de plus en plus sévère et peut demander le registre au contribuable. On prend donc une lecture de son odomètre au 1er janvier et au 31 décembre et on détaille ses allées et venues aux fins d’affaires.

Avec la collaboration de Jean-Pierre Poulin et Normand Verville.

S’informer avant de se lancer en affaires 

Capsules d’Éducaloi: L’entreprise individuelle (travailleur autonome)  

Revenu Québec: Travailleur autonome : situations particulières 

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