Combien de temps conserver les papiers importants?

* Dernière mise à jour: février 2016

Fernande Benfeito s’en souviendra de son année 2010. Des problèmes de gencives et de dents l’ont forcée à suivre des traitements parodontiques de plusieurs milliers de dollars. En contribuable avisée, elle a réclamé les crédits d’impôt pour frais médicaux entraînés par ces dépenses. Six mois plus tard, surprise! Une lettre de l’Agence du revenu du Canada l’informe qu’elle est l’objet d’un contrôle fiscal. «J’ai dû envoyer des copies de toutes les factures du parodontiste. On m’a même demandé des photocopies recto verso des chèques libellés au nom du cabinet», explique cette enseignante de 57 ans. Elle ne disposait que de 30 jours pour s’exécuter, à défaut de quoi le fisc refuserait le crédit d’impôt. 

Finalement, Mme Benfeito a eu gain de cause. «Heureusement que j’avais conservé toutes les pièces justificatives, sinon j’aurais été cuite!» Des factures qui datent de quelques mois seulement, on comprend qu’il faut les garder. Mais que faire des formulaires jaunis par les ans, des relevés bancaires d’une autre époque et de tous ces documents qui encombrent vos classeurs? Voici ceux que vous devez conserver.

Famille

• Certificat de naissance – À vie 

Le certificat de naissance est requis pour et de décès demander un passeport, par exemple. Le certificat de décès est nécessaire pour liquider une succession.

• Contrat de mariage – À vie 

Ces contrats sont souvent exigés dans les ou d’union de fait règlements de succession.

• Inventaire des biens – Tant que le couple est uni

Ce document dresse la liste de vos bien propres, de ceux de votre conjoint et de ceux que vous possédez en commun. En cas de séparation ou de divorce, l’inventaire des biens servira à déterminer ce qui appartient à qui.

• Jugement de divorce – À vie 

Si la situation dérape avec votre ex, le jugement ou de séparation de divorce ou de séparation vous aidera à faire valoir vos droits.

• Mandat en cas d’inaptitude et procurations – Tant qu’ils sont en vigueur 

Conservez-les mandats en cas d’inaptitude et les procurations dans un endroit facile d’accès. Évitez les coffres-forts et les coffrets bancaires.

• Testament et règlement – À vie 

Rangez votre testament dans un endroit facile de succession d’accès. Évitez les coffres-forts et les coffrets bancaires.

• Diplômes d’études – À vie 

Vos diplômes établissent vos compétences professionnelles. Conservez-les précieusement.

Maison, logement

• Titres de propriété – Tant que vous êtes propriétaire de la maison 

Ces titres sont nécessaires pour vendre votre propriété. Gardez-les précieusement.

• Contrat de prêt hypothécaire – Tant que le contrat est en vigueur 

Il peut être utile de conserver les anciens contrats afin de comparer les modalités d’emprunt et de remboursement de la dette.

• Quittance de prêt hypothécaire – Tant que vous êtes propriétaire de la maison

Ce document prouvera à un éventuel acheteur qu’aucune hypothèque ne grève votre maison.

• Rapports d’inspection – Tant que vous êtes propriétaire de votre maison 

Le Code civil prévoit une garantie de qualité à l’acheteur d’un immeuble. Cette garantie contre les vices cachés demeure en vigueur, même si vous avez acheté la maison il y a plusieurs années auparavant.

• Factures de réparations et d’entretien (pour les travaux majeurs)  – Tant que vous êtes propriétaire de votre maison

Un éventuel acheteur demande quand avez refait la toiture ? Vous en aurez la preuve. Également, votre assureur habitation peut en réclamer une copie pour fixer la prime.

• Baux – Tant que vous êtes locataire 

Un bail est un contrat régi par la loi. Il est crucial d’en avoir une copie avec soi.

Impôts et taxes

• Déclarations de revenus (y compris les feuillets, les relevés et les annexes) – 6 ans 

Conservez vos pièces justificatives pendant six ans, car le fisc peut vous les demander à tout moment. Attention ! Cette période 6 ans ne s’applique pas s’il y a fraude, auquel cas le fisc peut réviser toutes vos déclarations de revenus antérieures. Gardez également toute correspondance que vous entretenez ou avez entretenue avec l’impôt.

• Acomptes provisionnels – 6 ans 

Conservez vos relevés de versements aussi longtemps (relevés de versements) que vos déclarations de revenus.

• Déclarations de TPS et de TVQ – 6 ans 

Conservez vos déclarations de TPS et de TVQ aussi longtemps que vos déclarations de revenus.

• Comptes de taxes – 3 ans 

Les municipalités et les commissions scolaires ont 3 ans municipales, scolaires et d’eau pour réclamer un rajustement de taxes.

Affaires bancaires, placements

• Relevés bancaires REER, FERR, CELI, etc. – 1 an 

Vérifiez vos relevés et vos états dès leur réception états de comptes afin de repérer d’éventuelles erreurs. Vous disposez habituellement de 30 jours pour faire corriger une erreur.

• Registres de chèques – Tant que les chèques sont en circulation 

Procédez à une conciliation bancaire dès la réception de votre relevé de compte ou la mise à jour de votre livret.

• Reçus de transaction au guichet automatique – Jusqu’à ce que vous fassiez votre conciliation bancaire

Une fois que vous en avez terminé, déchiquetez-les.

• Certificats de placement – Tant que les titres ne sont pas échus 

Si vous égarez une copie certificat, votre institution garanti, obligations financière vous en émettra une nouvelle. d’épargne, etc.

• Contrats de prêt – Tant que les contrats sont en vigueur

Il peut être utile de conserver les contrats échus afin de de marge de crédit comparer leurs clauses avec celles de contrats que vous pourriez conclure subséquemment.

• Cartes de crédit et relevés de compte – 1 an 

Vérifiez vos relevés de compte et vos reçus de transaction dès leur réception afin de détecter d’éventuelles erreurs. C’est le cas ? Communiquez immédiatement avec l’émetteur de la carte.

Assurances

• Assurance vie – Tant que la police est en vigueur 

À votre décès, le bénéficiaire de votre assurance vie aura assurance invalidité besoin de votre contrat pour réclamer le capital assuré. Si vous devenez invalide, votre police servira à établir vos droits.

• Assurance automobile – Tant que la police est en vigueur 

Conservez-les pendant quelques années si vous avez demandé une indemnisation à la suite d’un accident, au cas où l’assureur déciderait de contester le paiement.

• Assurance habitation – Tant que la police est en vigueur 

Mêmes commentaires que dans le cas de l’assurance automobile.

• Factures d’achats – Tant que vous en êtes propriétaire 

Les factures sont essentielles pour faire appliquer une de biens coûteux garantie. De plus, en cas de vol, elles servent de preuve de possession et de valeur auprès de l’assureur.

Automobile, transport

• Contrats d’achat – Tant que vous êtes propriétaire du véhicule 

Conservez précieusement ce contrat, car il confirme la (véhicule neuf ou d’occasion) date d’achat du véhicule. En cas de rappel du constructeur ou du rajustement de la période de garantie, c’est le seul document qui peut établir l’âge de l’auto. La Loi sur la protection du consommateur (LPC) vous accorde des droits en cas de pépin si vous avez acheté un véhicule d’occasion de moins de cinq ans chez un commerçant.

• Factures de réparations – 1 an ou plus 

À la revente de l’auto, vous pourrez démontrer l’historique de son entretien. Selon la LPC, toutes les réparations sont garanties pour 3 mois ou 5 000 km.

• Certificats de garantie – Tant que vous êtes propriétaire du véhicule  

Les garanties sur la batterie, les amortisseurs, un traitement antirouille, etc., sont transférables à un autre acheteur du véhicule.

• Titres de transport – 6 ans 

Le gouvernement fédéral accorde un crédit d’impôt pour le transport en commun si vous achetez des passcartes hebdomadaires ou mensuelles. Conservez vos titres avec vos papiers d’impôt.

Services publics

• Factures de téléphone – 3 ans 

Excessif, 3 ans? Sachez que l’article 2925 du Code civil de gaz, de câble, d’Internet, consent ce délai à un fournisseur pour réclamer les frais etc. qu’il aurait omis de vous facturer. Par ricochet, vous disposez de 3 ans pour récupérer des sommes que vous auriez payées en trop.

• Factures d’électricité – 6 mois 

Vous êtes abonné d’Hydro-Québec? L’article 11.5 des Conditions de services d’électricité de la société d’État dit: «Lorsque la correction [d’une facture erronée] entraîne un débit sur la facture du client, Hydro-Québec réclame à ce dernier le montant résultant de l’application de la correction pour toutes les périodes de consommation affectées, mais n’excédant pas six (6) mois.» 

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